ELEMEN 7 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Selamat datang di blog Mata Pelajaran Elemen 7 Sistem Informasi Manajemen 

Kelas : X Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis

RINGKASAN MATERI

SISTEM MANAJEMEN INFORMASI DALAM KOMUNIKASI

Oleh : Rani Julia Pratiwi, S.Pd

SISTEM INFORMASI DAN KOMUNIKASI ORGANISASI

Sistem informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan.

Komunikasi organisasi adalah pengirim dan penerima berbagai pesan organisasi didalam kelompok formal maupun informal di suatu organisasi. bila organisasi semakin besar dan kompleks maka akan mengakibatkan semakin kompleks pula proses komunikasinya. Organisasi kecil yang anggotanya hanya tiga orang, proses komunikasi yang anggotannya seribu orang menjadi komunikasinya sangat kompleks.

A.       Pengertian Sistem Informasi Dan Komunikasi Organisasi

 

Sistem informasi adalah satu kesatuan data olahan yang  terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan. Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi.

 

Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien. Sistem informasi adalah kumpulan antara sub-sub sistem yang salaing berhubungan yang membentuk suatu komponen yang didalamnya mencakup input-proses-output yang berhubungan dengan pengolaan informasi (data yang telah dioleh sehingga lebih berguna bagi user). Sebuah sistem informasi merupakan suatu kumpulan atau seperangkat komponen yang berhubungan dan mendukung dengan fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi.

B.       Jenis Informasi Berdasarkan sifatnya

1.         Informasi Faktual

Merupakan informasi yang berupa fakta, bisa dibuktikan atau merupakan peristiwa nyata. Informasi faktual dapat dibedakan lagi menjadi fakta umum dan fakta khusus. Fakta umum merupakan informasi yang berisi fakta yang masih umum, belum menguraikan detail khusus seperti pelaku, nama tempat, objek peristiwa, dkk. Sedangkan fakta khusus merupakan informasi yang telah menyampaikan detail peristiwa secara terperinci.. Contoh fakta umum misalnya: “Terjadi peledakan bom di Jakarta”. Sedangkan contoh fakta khusus misalnya: “Terjadi peledakan 2 bom rakitan berdaya ledak rendah, di halte trans Kampung Melayu Jakarta dan toilet yang berjarak sekitar 8 km dari halte tersebut pada tanggal 24 Mei 2017 malam”

2.   Jenis Informasi Berdasarkan Sifat Keilmuannya 

Selain sifatnya, informasi juga dapat dikelompokkan berdasarkan keilmuannya. Berikut ini adalah pengelompokan berdasarkan ilmu, antara lain:

a.  Informasi tidak ilmiah-Merupakan informasi umum, tersedia dimana-mana. Misalnya informasi mengenai suatu peristiwa yang di beritakan dalam televisi atau media massa lainnya.

b.  Informasi Ilmiah-Merupakan informasi yang dirancang secara khusus untuk kepentingan penelitian atau kepentingan ilmiah lainnya. Informasi ilmiah dibagi lagi menjadi tiga kelompok yaitu:

1)     Informasi Primer: informasi yang berasal langsung dari sumbernya, misalnya laporan hasil penelitian.

2)     Informasi Sekunder: informasi yang berupa kitipan atau semacamnya yang bertujuan untuk membuka informasi primer. Misalnya bibliografi penulis.

3)     Informasi Tersier: informasi yang berupa keterangan dari sumber, tujuannya untuk mempermudah penelusuran informasi. Contohnya index atau katalog.

3.   Jenis Informasi Berdasarkan Kegunaannya

Informasi yang menambah pengetahuan komunikan. Misalnya informasi             mengenai peristiwa bencana alam di suatu tempat yang diberitakan oleh media         massa. Informasi yang mengajarkan sesuatu kepada komunikan. Misalnya informasi         mengenai cara menghitung luas lingkaran yang disampaikan oleh guru kepada muridnya.

 

4.   Informasi Berdasarkan Format Penyajian 

Informasi juga dikelompokkan berdarkan bagaimana format penyajian informasi tersebut. Misalnya dalam bentuk tulisan, suara, gambar, atau video. Informasi yang tercantum dalam Koran atau majalah biasanya berupa tulisan atau gambar/ foto, sedangkan penyajian dalam format suara bisa ditemukan di radio, ceramah, atau televisi dan media online. Namun untuk televisi, penyajian medianya memadukan informasi dalam bentuk suara dan video. Pada media online, bisa memadukan semua format penyadian informasi, baik itu tulisan, gambar, suara, maupun video.

5.   Informasi Berdasarkan Lokasi Peristiwa

Merupakan jenis informasi yang dibedakan berdasarkan lokasi kejadiannya. Misalnya informasi mengenai suatu peristiwa yang terjani di Negara ini, akan dikategorikan sebagai informasi local. Namun informasi yang berasal dari luar negri, atau infromasi mengenai kejadian yang terjadi dari luar negri akan dikategorikan sebagai informasi mancanegara

 

6.   Informasi berdasarkan Bidang Kehidupa

Merupakan informasi yang dibedakan berdasarkan bidang kehidupan yang dicakupnya. Misalnya informasi mengenai penyakit, atau mengenai buah-buahan yang mengandung vitamin C tinggi akan dikategorikan sebagai informasi dalam bidang kesehatan. Sedangkan informasi mengenai cara menghitung volume tabung akan dikategorikan sebagai informasi dalam bidang pendidikan. Informasi mengenai praturan dasar dalam permainan bola dikategorikan sebagai informasi dalam bidang olah raga, dan lain sebagainya.

C.       Prosedur Penggunaan Menu Home Page,

Bagian Home adalah menu yang paling pertama dan paling dulu aktif saat kita pertama kali membuka Microsoft Word, sehingga bagian ini pula yang menjadi bagian paling penting dalam belajar MS Word. Jadi tanpa diapa-apakan langsung terbuka. Fungsi menunya pun merupakan yang paling banyak digunakan untuk tujuan pengetikan standar, seperti merubah font, ukuran tulisan, warna, mempertebal tulisan, mengatur posisi paragraf dan lain sebagainya. Berikut penjelasannya:

 Cara Mengganti Font / Jenis Tulisan : Pada gambar pertama di atas perhatikan lingkaran yang ditandai dengan angka 1. Nah, cukup klik tanda seperti ujung anak panah di sampingnya biar semua jenisnya langsung tampak. Tapi sebelum itu, blok dulu kata, kalimat atau paragraf yang akan dirubah jenis hurufnya agar tools ini bisa bekerja. Cara memblok tulisan adalah dengan cara klik di samping tulisan yang akan diblok lalu tekan dan tarik hingga akhir kata yang akan dipilih, setelah itu baru mulai mengganti fontnya.

Cara mempertebal (bold), memiringkan (italic) dan memberi baris bawah pada kata (underline) – Tutorial MS Word ini dilakukan untuk memperjelas atau memberi tanda pada kata penting. Caranya blok dulu tulisannya lalu gunakan tools yang ada di dalam lingkaran yang ditandai dengan angka 2.

3.      Memberi angka atau huruf pada daftar tertentu – Misalnya saja kamu mau buat resep

masakan dan menunya terdiri dari berbagai bahan,  maka  agar  listnya diberi  angka atau huruf di awalnya maka cara ini digunakan. Adapun caranya adalah dengan memblok semua kalimatnya lalu pada lingkaran yang ditandai dengan angka 3 di atas tinggal pilih dan klik jenis bullet and numbering-nya.

4.       Cara Mengatur posisi paragraf – Kalau kamu mau menulis tulisannya rata kiri, kanan, tengah atau rata semua kiri dan kanan maka bagian pada lingkaran nomor 4 di atas yang digunakan. Caranya simple sekali, klik sekali saja pada paragraf atau kalimatnya lalu gunakan salah satu tools dalam lingkaran no 4 tersebut. Biasanya kalau membuat judul dipilih yang ‘center’ biar lebih menarik.

 

D.    A.       Dasar-Dasar Komunikasi Lisan dan Tertulis

Komunikasi lisan adalah bentuk komunikasi dengan mengucapkan kata-kata secara lisan dan langsung kepada lawan bicaranya. Biasanya komunikasi lisan dapat dilakukan pada kondisi para personal atau individu yang berkomunikasi berhadapan langsung. Contohnya, saat berkomunikasi dengan tatap muka langsung, selain itu komunikasi lisan ini juga dapat dilakukan melalui alat yang berupa computer yang telah dilengkapi dengan fasilitas konferensi jarak jauh (computer teleconference) dapat juga tatap muka yang melalui televise sirkuit tertutup (closed cirkit televise / cctv).

 

1.           Ciri-Ciri Komunikasi Lisan

a.   Bersifat tatap muka (face to face) sistem ini mengandalkan peserta komunikasi dan hanya bisa terjadi bila ada orang yang bertatap muka langsung

b.  Berikat pada ruang, proses komunikasi ini terikat pada tempat atau ruang yang digunakan, mereka yang tidak ada di tempat tidak akan bisa terlibat komunikasi.

c.       Terikat waktu, komunikasi ini hanya bisa berlangsung pada waktu yang sama jika ingin pesanya di dengar orang lain. Ini untuk membedakan dengan sistem komunikasi lain setelah adanya penemuan teknologi komunikasi dengan media pita kaset, seluloid, kertas, dan sebagainya

d.  Menggunakan organ dominian berupa mulut dan telinga, walaupun mungkin di tambah mata. Komunikasi lisan hanya menggunakan sumber daya komunikasi yang berupa tubuh manusia, yaitu pancaindra mereka sudah tentu ada aspek-aspek non verbal yang ikut berperan dalam menunjang komunikasi ini yang bisa berupa gaya berpakaian, ekspresi muka, gerak tubuh yang mungkin punya makna.

e.  Mementingkan penampilan, yaitu setiap orang yang ingin melakukan komunikasi lisan mempertimbangkan penampilan diri terutama kesiapan pancaindra  untuk menjadi media dan sekaligus pesan dalam peroses komunikasi.

2.        Jenis-Jenis Komunikasi Lisan

                            a.  Komunikasi Lisan Langsung

Komunikasi lisan secara langsung ini merupakan komunikasi lisan yang terjadi tanpa adanya perantara, jarak, dan alat atau media yang digunakan dalam berkomunikasi.

 

                            b.  Komunikasi Lisan Tidak Langsung

Berbeda halnya dengan komunikasi lisan tidak langsung yang menggunakan media atau alat perantara berupa telepon, komputer, televisi, atau yang lainnya sebagai penyampai pesan atau informasi kepada komunikan.

 

3.        Prinsip Komunikasi Lisan

a.       Suara

Suara merupakan getaran udara yang terjadi melewati pita suara dalam tenggorokan. Suara di sini pun dibedakan menjadi dua jenis yaitu: Suara hidup alias suara yang timbul dari huruf hidup yang merupakan huruf vokal. Suara mati alias suara yang berasal dari huruf mati yang merupakan huruf konsonan. Bahkan kondisi fisik pun dapat membedakan suara seorang individu ketika  ia mengeluarkan suaranya seperti: Bindeng (sulit membunyikan nasal) karena flu, Serak (parau) karena kehabisan suara, Cadel (sulit membunyikan huruf konsonan), dan Gagap (sulit membunyikan dengan lancar).

 

b.      Bunyi

Bunyi merupakan getaran udara yang muncul karena adanya pergesekan dari dua benda atau lebih.

c.       Nada

Nada merupakan intonasi atau tingkatan suara. Sehingga muncullah adanya nada dasar yang merupakan acuan atau patokan bagi seseorang dalam memproyeksikan suaranya. Adapun kedua jenis nada pada seseorang individu yaitu: Melengking atau nada tinggi, dan Bas atau nada rendah atau berat.

                    5.        Kelebihan dan Kekurangan Komunikasi Lisan

a.       Kelebihan Komunikasi Lisan

Menimbulkan timbale balik secara langsung, tanpa perlu menunggu respon dari komunikan, Dapat memberikan penjelasan yang lebih rinci dan jelas, dan Menimbulkan partisipasi atau tanggapan langsung dari komunikan.

b.        Kekurangan Komunikasi Lisan

Memerlukan adaptasi atau penyesuaian kondisi dan situasi terlebih dahulu sebelum berkomunikasi, Memerlukan suatu uraian dan penjelasan yang lebih detil, dan Sulit untuk didokumentasikan tanpa bantuan alat recording.

Komunikasi Tertulis

Komunikasi tertulis ialah komunikasi yang dilakukan yang melalui sebuah tulisan yang dilakukan dalam kegiatan surat menyurat yang melalui pos, telegram, telexaf, fax, e-mail dan sebagainya. Dalam dunia bisnis komunikasi tertulis ini terbilang sering dilakukan. Contoh bentuk komunikasi tertulis misalnya ketika melakukan surat-menyurat bisnis, seperti :

                            •   Membuat dan mengirim surat aduan ( claim ) kepada pihak lain.

                            •   Membuat dan mengirim surat penolakan kerja.

                            •   Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain.

                            •   Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan.

                            •   Membuat dan mengirim surat pemesanan barang ( order ) kepada pihak lain.

                            •   Membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain.

                            •   Membuat dan mengirim surat kontak kerja kepada pihak lain.

                            •   Member informasi kepada pelanggan yang meminta informasi produk-produk baru.

1.         Bentuk-Bentuk Komunikasi Tertulis

a.  Surat dan Memo, diklasifikasikan kedalam 4 kategori:

•   permintaan/permohonan langsung

•   rutin, berita dan pesan–pesan yang baik

•   berita–berita yang tidak baik

•   pesan–pesan persuasive

2.        Prinsip-Prinsip Komunikasi Tertulis

•  Completeness (Lengkap)

•  Conciseness (Ringkas)

•  Consideration (Pertimbangan)

•  Concreteness (Konkrit)

•  Clarity (Jelas)

•  Courtesy (Sopan)

•  Correctness (Benar)

 

3.        Persyaratan Penulisan Komunikasi Tertulis

                              a. Ditulis dalam format ayau bentuk yang menarik ;

                              b. Memilih maksud dan tujuan;

                              c. Menggunkan bahasa yang mudah dimengerti;

                              d. Penggunaan bahasa yang baik dan benar

E.      Komunikasi Melalui Media Elektronik

Pada zaman digital sekarang ini, dalam melakukan komunikasi juga dapat dilakukan dengan cara komunikasi melalui media elektronik. Komunikasi elektronik sangat berguna untuk kehidupan di organisasi saat ini.

Teknologi menyediakan cara berkomunikasi yang sangat efisien dan efektif yang berguna untuk menyampaikan suatu pesan secara rutin, seperti contohnya adalah pesan teks, yang memungkinkan orang untuk menyampaikan pesan singkat dengan cepat yang telah berkembang pesat dan lebih memudahkan orang dalam melakukan kegiatan komunikasi. Di dalam organisasi banyak pemimpin yang menggunakan blog untuk berkomunikasi dengan karyawan dan membangun kembali kepercayaan di antara karyawan, pelanggan, pemegang saham, dan publik.

Menurut Richard L. Daft, terdapat beberapa cara untuk menggunakan komunikasi elektronik secara efektif. Pertama adalah jangan biarkan komunikasi elektronik mengambil alih hubungan langsung antar manusia, orang-orang yang bekerjasama tetap harus bertemu tatap muka secara teratur, dan para pemimpin harus mengenal pengikut mereka, banyak perusahaan yang menggunakan pekerja virtual tetapi tetap mengharuskan mereka datang ke kantor setidaknya sebulan sekali untuk berkomunikasi secara tatap muka. Kedua adalah pertimbangkan keadaan, orang yang mengenal satu sama lain dengan baik dan telah bekerja bersama dalam waktu yang lama biasanya dapat berkomunikasi tentang masalah yang lebih kompleks melalui sarana elektronik daripada orang-orang yang memiliki hubungan kerja baru. Ketika orang memiliki hubungan kerja jangka panjang, ada lebih sedikit potensi kesalahpahaman.

Selain itu, ketika semua pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang sedang dibahas, saluran elektronik dapat digunakan secara efektif. Ketiga adalah pikirkan dua kali sebelum mengirim pesan, pertimbangkan apakah pesan itu adalah sesuatu yang ingin disampaikan di mana orang bisa membacanya. Jangan pernah mengirim pesan elektronik saat sedang dalam keadaan marah atau kesal dan selalu membaca pesan setidaknya dua kali sebelum mengirim pesan tersebut.

 

F.       Prosedur Penggunaan Media Komunikasi.

Penggunaan media komunikasi berarti sebagai suatu hal yang mencerminkan bagaimana perbuatan para individu anggota masyarakat dalam memanfaatkan atau menggunakan ragam media komunikasi yang ada salam rangka untuk memenuhi kebutuhannya.

SOAL LATIHAN

 

1.   Menurut pendapatmu apa yang dimaksud dengan Sistem informasi dan komunikasi organisasi?

2.   Apa yang Anda ketahui terkait jenis komunikasi? Jelaskan dan berikan contohnya dalam dunia perkantoran!

3.   Sebutkan ciri-ciri komunikasi tertulis!

4.   Apa saja yang Anda ketahui jenis informasi berdasarkan sifat? Sebutkan dan Jelaskan!